Política de privacidade

1. Dados pessoais que tratamos

Os dados tratados dependem da relação e da fase do serviço. Um pedido no website exige normalmente menos dados do que o onboarding de um proprietário ou a gestão ativa de um imóvel.

• Dados de identificação e contacto: nome, email, telefone, idioma, país, morada, NIF ou identificadores fiscais e documentos de identificação quando necessários para contratar.
• Dados do imóvel e titularidade: morada, documentos de propriedade, caderneta predial, registo, licença de utilização, certificado energético, seguro, condomínio, chaves e acessos, fotografias, inventários, serviços essenciais, defeitos, histórico de manutenção e estado dos contratos de arrendamento.
• Dados comerciais e financeiros: nível de serviço, proposta, estimativas de renda, renda efetivamente recebida, faturas, estado de pagamento, IBAN ou conta de pagamento, cauções, despesas, custos de fornecedores e referências contabilísticas.
• Dados de inquilinos, potenciais inquilinos, fornecedores, condomínio, seguradoras e contactos operacionais quando necessários para gerir o imóvel ou preparar uma proposta.
• Comunicações e dados de sistema: emails, notas de chamadas, mensagens de WhatsApp ou dashboard, tickets, formulários, documentos carregados, logs, endereço IP, dados de dispositivo/browser e registos de consentimento ou preferências.

2. Origem dos dados

Recebemos dados diretamente de proprietários, inquilinos, potenciais inquilinos, fornecedores, parceiros, Uniplaces, administrações de condomínio, seguradoras, autoridades públicas, documentos do imóvel, contratos assinados, sistemas de pagamento, ferramentas de apoio e comunicações operacionais.

Se um proprietário nos fornecer dados pessoais de um inquilino, coproprietário, representante, fornecedor, contacto de emergência ou terceiro, o proprietário deve ter fundamento legal para o fazer e informar essa pessoa quando exigido por lei.

3. Finalidades e fundamentos legais

Tratamos dados pessoais apenas quando existe fundamento legal nos termos da legislação de proteção de dados.

• Diligências pré-contratuais e execução de contrato: responder a pedidos, preparar propostas, fazer onboarding de proprietários, gerir imóveis, coordenar fornecedores, apoiar check-ins e check-outs, tratar documentos, emitir faturas e prestar serviços selecionados.
• Obrigações legais: contabilidade, impostos, faturação, arquivo, prevenção de fraude, resposta a autoridades e cumprimento de regras aplicáveis a imóveis, arrendamento ou consumidores.
• Interesses legítimos: melhorar operações, manter registos de serviço, gerir litígios, proteger imóveis e sistemas, prevenir abuso, priorizar manutenção urgente, medir qualidade de serviço e desenvolver ferramentas de gestão de proprietários quando esses interesses não sejam afastados por direitos individuais.
• Consentimento: marketing opcional, cookies ou analytics não essenciais quando necessário e qualquer atividade em que peçamos consentimento específico. O consentimento pode ser retirado a qualquer momento, sem afetar o tratamento lícito anterior.

4. Como usamos os dados

Usamos dados pessoais para responder a pedidos de contacto, avaliar se um imóvel se enquadra no serviço, preparar e enviar propostas, gerar contratos, fazer onboarding de proprietários, gerir operações do imóvel, coordenar inquilinos e fornecedores, emitir faturas, acompanhar fluxos de renda e despesas, produzir relatórios ao proprietário, gerir litígios e melhorar os sistemas HomeKeeper.

Podemos usar automação e ferramentas assistidas por IA para ajudar a extrair informação de documentos, preparar mensagens operacionais, classificar pedidos, preparar relatórios ou identificar ações de seguimento. Existe revisão humana quando as decisões afetam materialmente o proprietário, inquilino, imóvel ou compromisso de serviço.

5. Partilha de dados

Partilhamos dados pessoais apenas quando necessário para o serviço, cumprimento legal, administração, segurança ou defesa de direitos.

• Dentro da equipa HomeKeeper e com contactos operacionais autorizados da Uniplaces ou do grupo quando relevante para onboarding, angariação de inquilinos, coordenação de reservas, reporting ou suporte.
• Com fornecedores e prestadores como canalizadores, eletricistas, equipas de limpeza, serralheiros, fotógrafos, empreiteiros, seguradoras, condomínio, profissionais jurídicos/contabilísticos, prestadores de pagamento, plataformas de assinatura, ferramentas documentais, CRM/suporte, email, cloud hosting e fornecedores de analytics/segurança.
• Com autoridades públicas, tribunais, Autoridade Tributária, reguladores, polícia, municípios, AIMA ou outras entidades quando exigido por lei, necessário para atos administrativos ou necessário para proteger direitos.
• Com inquilinos, potenciais inquilinos, proprietários, coproprietários, representantes autorizados, plataformas como a Uniplaces e outras partes envolvidas no fluxo de gestão do imóvel.

6. Transferências internacionais

Quando prestadores tratam dados pessoais fora do Espaço Económico Europeu, usamos salvaguardas adequadas quando exigido, como decisões de adequação, cláusulas contratuais-tipo, proteções contratuais e medidas de segurança adequadas ao prestador e à atividade de tratamento.

7. Conservação

Guardamos dados pessoais apenas durante o tempo necessário para a finalidade para que foram recolhidos, incluindo prestação de serviço, contabilidade, impostos, obrigações legais, auditoria, resolução de litígios, prevenção de fraude e registos comerciais.

Dados de pedidos que não evoluem para proposta ativa ou relação de cliente podem ser guardados por período mais curto, salvo quando acompanhamento, defesa de direitos ou registos comerciais justifiquem maior conservação. Contratos, faturas, pagamentos, impostos e registos de gestão de imóvel podem ter de ser conservados durante prazos legais e de prescrição.

8. Segurança e credenciais

Usamos medidas organizativas e técnicas destinadas a proteger dados pessoais contra acesso não autorizado, perda, alteração ou uso indevido. O acesso é limitado a pessoas e prestadores que precisam dos dados para a sua função.

Os proprietários não devem enviar credenciais pessoais de entidades públicas, passwords das Finanças, passwords bancárias ou outras credenciais sensíveis através do formulário do website ou mensagens normais não estruturadas. Quando for necessário acesso a sistemas oficiais, a HomeKeeper usará um processo mais adequado de autorização, delegação ou outro meio seguro.

9. Direitos dos titulares dos dados

Sujeito às condições e limites legais, os titulares dos dados podem pedir acesso aos seus dados, retificação de dados incorretos, apagamento, limitação do tratamento, portabilidade dos dados e oposição ao tratamento baseado em interesses legítimos. Quando o tratamento se baseia em consentimento, o consentimento pode ser retirado a qualquer momento.

O titular dos dados também tem o direito de apresentar reclamação à Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD) ou a outra autoridade de controlo competente.

10. Cookies e analytics

O website usa o tratamento técnico essencial necessário para entregar o site e receber formulários. Se a HomeKeeper adicionar analytics não essenciais, píxeis de publicidade ou ferramentas semelhantes, o website deverá fornecer a informação e escolha necessárias antes de usar essas ferramentas quando o consentimento seja exigido.

11. Alterações a esta política

Podemos atualizar esta política à medida que o website, sistemas, serviços ou obrigações legais da HomeKeeper evoluem. A data no topo indica a versão mais recente.